Chữ ký số, hợp đồng & hóa đơn điện tử: Mối quan hệ “cộng sinh” không thể tách rời

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên các thuật toán mật mã học. Nó giống như một dấu vân tay duy nhất của mỗi người trong thế giới số, giúp xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Mỗi khi ký tài liệu điện tử bằng chữ ký số sẽ đồng nghĩa với việc:

• Người ký là người đã phê duyệt tài liệu này. 
• Bất kỳ thay đổi nào sau khi ký sẽ làm hỏng chữ ký số, giúp phát hiện các hành vi gian lận.

Khi bạn ký một tài liệu điện tử, hệ thống sẽ tạo ra một "dấu vân tay" số cho tài liệu đó. Dấu vân tay này được mã hóa bằng một khóa riêng chỉ có bạn mới biết. Khi người khác muốn kiểm tra tính xác thực của tài liệu, họ sẽ sử dụng một "chìa khóa" công khai tương ứng để mở khóa dấu vân tay. Nếu dấu vân tay khớp, điều đó chứng tỏ tài liệu là chính xác và chưa bị làm giả.

Chữ ký số dùng để xác minh tính xác thực và tính toàn vẹn của dữ liệu số

Vậy cơ chế của chữ ký số là như thế nào? 

1. Tạo cặp khóa

Khi một cá nhân đăng ký sử dụng chữ ký số, họ sẽ được cấp một cặp khóa mật mã, gồm khóa công khai và khóa riêng: 

• Khóa công khai: Khóa này được công bố rộng rãi và có thể được bất kỳ ai sử dụng để xác thực chữ ký của bạn.
• Khóa riêng: Khóa này chỉ cá nhân đó biết và được sử dụng để tạo chữ ký số.

2. Tạo chữ ký số

Khi muốn ký một tài liệu, hệ thống sẽ sử dụng thuật toán mật mã và khóa riêng của cá nhân đó để tạo ra một chuỗi ký tự duy nhất, gọi là chữ ký số. Chữ ký số này được gắn vào tài liệu gốc.

3. Xác thực chữ ký số

Người nhận sử dụng khóa công khai của bạn để xác minh chữ ký số và đảm bảo tính xác thực của tài liệu. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) uy tín gồm có: VNPT-CA, CA2, BKAV-CA, VIETTEL-CA, FPT-CA, NEWTEL-CA, SAFE-CA, EFY-CA,…

2. Phân biệt các loại chữ ký số 

Hiện nay, có nhiều loại chữ ký số khác nhau trên thị trường và mỗi loại có những đặc điểm và ứng dụng riêng. Dưới đây là một số loại chữ ký số phổ biến.

2.1. Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là một thiết bị vật lý nhỏ gọn, thường có hình dạng giống như một chiếc USB, được sử dụng để lưu trữ thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp và tạo ra chữ ký số. Chữ ký số này sau đó được sử dụng để xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của các tài liệu điện tử trong các giao dịch trực tuyến. ​​

​​Người dùng khi ký số bằng USB Token chỉ cần cắm USB vào thiết bị máy tính, đăng nhập và ký số trên tài liệu điện tử.

Chữ ký USB Token chính là một phần mềm được tích hợp vào chiếc USB để có thể ký số

2.2. Chữ ký số SmartCard

Chữ ký số SmartCard là một loại chữ ký số được tích hợp sẵn trên một chiếc thẻ thông minh (SmartCard), thường là SIM điện thoại. Nó hoạt động tương tự như USB Token, nhưng thay vì cắm vào máy tính, bạn sẽ sử dụng trực tiếp SIM điện thoại của mình để tạo và xác thực chữ ký số.

Tuy nhiên Chữ ký số SmartCard còn hạn chế vì nó phụ thuộc vào sim của các nhà mạng. Nếu người dùng ở ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng đó thì không thể ký số được.

Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số thiết lập sẵn trên SIM điện thoại do các nhà mạng phát triển

2.3. Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM (viết tắt của Hardware Security Module) là một giải pháp bảo mật cao cấp, được thiết kế để bảo vệ và quản lý các cặp khóa mật mã trong một môi trường phần cứng chuyên biệt. Khác với chữ ký số USB token hay Smartcard, HSM cung cấp một lớp bảo mật cao hơn, đáp ứng các yêu cầu khắt khe về bảo mật thông tin trong các doanh nghiệp lớn.

Chữ ký số HSM áp dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận, xử lý lệnh ký

2.4. Chữ ký số từ xa 

Chữ ký số từ xa là một phương thức ký số điện tử hiện đại, cho phép người dùng ký các tài liệu điện tử ngay trên thiết bị di động hoặc máy tính, mà không cần sử dụng các thiết bị vật lý như USB token hay Smartcard. Đây là loại chữ ký số thế hệ mới và có công nghệ, tính năng cũng như khả năng ứng dụng rất cao. Chữ ký số từ xa dùng công nghệ đám mây nên sẽ khắc phục hoàn toàn nhược điểm của các loại chữ ký còn lại và cho phép hoạt động ký số có thể thực hiện ở mọi thiết bị điện tử, mọi nơi, mọi lúc.

Người dùng có thể ký tài liệu ở đâu với chữ ký từ xa

3. Hợp đồng điện tử là gì? 

Hợp đồng điện tử là một loại hợp đồng được tạo lập, ký kết và lưu trữ hoàn toàn qua các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại di động hoặc các thiết bị số khác. Thay vì được ký kết trên giấy như các hợp đồng truyền thống, hợp đồng điện tử được ký kết bằng chữ ký số. 

Tất cả quy trình từ việc giao kết, đề nghị giao kết, thực hiện giao kết, lưu trữ đều được thực hiện bằng thông điệp điện tử, bao gồm chứng từ điện tử, điện tín, điện báo, email, fax,... 

Việc ký kết hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Thay vì phải chuẩn bị hồ sơ, in ấn, gửi đi và chờ đợi, các bên tham gia có thể hoàn tất thủ tục ký kết chỉ với vài cú click chuột.  

Điều này mang lại nhiều lợi ích dành cho doanh nghiệp khi sử dụng hoá đơn điện tử, bao gồm: bảo mật cao, lưu trữ an toàn và tìm kiếm dễ dàng, tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian.

Và đặc biệt, hợp đồng điện tử cần có sự tham gia của ít nhất của 3 chủ thể: 2 chủ thể bán và mua và chủ thể thứ 3 chính là các nhà cung cấp mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Chủ thể thứ 3 chỉ tham gia với vai trò đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng theo dõi quá trình ký kết hợp đồng và không tham gia vào quá trình đàm phán, ký hợp đồng điện tử.

Hợp đồng điện tử mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, cùng với tính an toàn và linh hoạt

4. Các loại hợp đồng điện tử 

Hợp đồng điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy vào mục đích và hình thức thực hiện mà HĐĐT sẽ được phân thành nhiều loại: 

4.1. Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự điện tử là một thỏa thuận giữa các bên được thể hiện dưới hình thức dữ liệu điện tử. Nói cách khác, đây là một hợp đồng được tạo ra, ký kết và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường số, không cần sử dụng giấy tờ vật lý. Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam hiện nay chưa cho phép đăng ký kết hôn, ly hôn, khai sinh, quyền sở hữu nhà ở bằng hình thức hợp đồng điện tử. 

Giao kết về lợi ích, quyền và nghĩa hợp pháp giữa các bên được hình thành và lưu trữ bằng phương tiện điện tử

4.2. Hợp đồng lao động điện tử

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động điện tử là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

Là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động và được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử

4.3. Hợp đồng thương mại điện tử 

Hợp đồng điện tử giao kết thương mại là thỏa thuận giữa những chủ thể tham gia mua bán, cung cấp sản phẩm, dịch vụ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Hợp đồng điện tử thương mại có tính pháp lý tương đương hợp đồng soạn thảo trên văn bản giấy.

Là thỏa thuận giữa các bên về hoạt động mua bán hàng hoá/cung cấp dịch vụ và được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử

5. Hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử là một loại chứng từ điện tử được tạo ra và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Nó bao gồm đầy đủ thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, từ đó thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử có thể được tạo ra dưới nhiều hình thức khác nhau, như hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, nhưng đều có chung đặc điểm là được lưu trữ và quản lý trên nền tảng điện tử.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng hóa đơn điện tử mà bắt buộc phải đáp ứng một số yêu cầu sau: 

• Doanh nghiệp tổ chức kinh tế: Đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai quyết toán thuế doanh nghiệp với cơ quan thuế.

• Đăng ký với cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

• Hệ thống phần mềm: Doanh nghiệp cần trang bị phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của cơ quan thuế.

• Hoá đơn điện tử phải đủ thông tin quy định: Tên hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn; Số hóa đơn, Chữ ký số của người lập hóa đơn, Tổng số tiền thanh toán và một số thông tin khác. 

Doanh nghiệp cần có chữ ký số mới có thể dụng hoá đơn điện tử

6. Lợi ích của chữ ký số, hợp đồng & hoá đơn điện tử 

Trong kỷ nguyên 4.0, với sự bùng nổ của công nghệ số, các doanh nghiệp đang dần chuyển mình để thích ứng. Và để trở thành một doanh nghiệp 4.0 thực sự, việc áp dụng chữ ký số, hợp đồng điện tử và hóa đơn điện tử là điều tất yếu. Các công cụ này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. 

Chữ ký số

• Xác thực danh tính: Chữ ký số như một "dấu vân tay" điện tử, giúp xác định chính xác danh tính của người ký, đảm bảo rằng người ký là người duy nhất có thể tạo ra chữ ký đó.

• Bảo mật thông tin: Chữ ký số giúp bảo mật thông tin bằng cách mã hóa dữ liệu, ngăn chặn việc giả mạo và truy cập trái phép.

• Pháp lý: Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay, được công nhận trong nhiều giao dịch quan trọng.

• Tiện lợi: Chữ ký số giúp rút ngắn thời gian và thủ tục thực hiện các giao dịch, đặc biệt là trong các giao dịch từ xa.

Chữ ký số giúp tối ưu thời gian, chi phí và bảo mật thông tin hiệu quả trong nhiều giao dịch quan trọng

Hợp đồng điện tử

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hợp đồng điện tử giúp loại bỏ các thủ tục in ấn, lưu trữ, vận chuyển hợp đồng giấy, tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Tăng tính bảo mật: Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên các hệ thống máy tính an toàn, giúp bảo vệ thông tin hợp đồng khỏi bị mất mát hoặc làm giả.

• Pháp lý: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy, được công nhận trong nhiều giao dịch.

Hợp đồng điện tử giúp loại bỏ các thủ tục in ấn

Hóa đơn điện tử

• Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.

• Nâng cao hiệu quả quản lý: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

• Tăng tính minh bạch: Hóa đơn điện tử giúp tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch kinh doanh, giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế. 

• Tuân thủ pháp luật: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn.

Dịch vụ hoá đơn điện tử đang ngày càng được các khách hàng doanh nghiệp quan tâm, sử dụng

7. Ứng dụng của chữ ký số và hợp đồng điện tử 

7.1. Đối với cá nhân 

Hợp đồng điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của mỗi cá nhân, mang đến nhiều tiện ích vượt trội so với hợp đồng giấy truyền thống. Nhờ hợp đồng điện tử, chúng ta có thể dễ dàng ký kết các hợp đồng mua bán online, thuê nhà, đăng ký các dịch vụ một cách nhanh chóng và thuận tiện. 

Không cần phải di chuyển đến các địa điểm giao dịch, chỉ với một vài thao tác đơn giản trên thiết bị di động hoặc máy tính, mọi thủ tục đều có thể hoàn tất. Hơn nữa, hợp đồng điện tử còn đảm bảo tính bảo mật và pháp lý, giúp bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng.

Và tất nhiên, hợp đồng điện tử sẽ không có giá trị pháp lý nếu không có chữ ký số. Trong tương lai gần, hầu hết các dịch vụ công sẽ chuyển sang môi trường số và yêu cầu người dân sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch. Điều này sẽ mang lại nhiều tiện ích cho người dân như tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thủ tục hành chính và hạn chế tình trạng nhầm lẫn, thất lạc hồ sơ. 

Nhờ chữ ký số, người dân có thể dễ dàng thực hiện các thủ tục hành chính như kê khai, nộp thuế điện tử, kê khai BHXH, thủ tục hành chính xã hội, thủ tục điều chỉnh về BHXH, BHYT, BHTN... Đồng thời, chữ ký số cũng đảm bảo tính bảo mật và pháp lý cho các giao dịch, giúp người dân yên tâm hơn khi thực hiện các thủ tục quan trọng liên quan đến bản thân. 

Nhờ chữ ký số, người dân có thể thực hiện các thủ tục hành chính công trực tuyến nhanh chóng

7.2. Đối với tổ chức, doanh nghiệp 

Chữ ký số, hợp đồng và hoá đơn điện tử đang trở thành những công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiện đại. Dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp cần ứng dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử:

Ký kết hợp đồng

• Hợp đồng với đối tác: Ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng hợp tác... một cách nhanh chóng, thuận tiện và bảo mật.

• Hợp đồng lao động: Ký kết hợp đồng lao động với nhân viên, quản lý hiệu quả hồ sơ nhân sự.

Thanh toán và quyết toán

• Thanh toán hóa đơn điện tử: Thanh toán các hóa đơn điện tử, chứng từ kế toán một cách nhanh chóng và chính xác.

• Quyết toán hợp đồng: Quyết toán các hợp đồng đã ký kết, xác định các khoản phải thu, phải trả.

Giao dịch điện tử

• Mua bán hàng hóa, dịch vụ trực tuyến: Thực hiện các giao dịch mua bán trực tuyến một cách an toàn và bảo mật.

• Tham gia đấu thầu: Tham gia các cuộc đấu thầu trực tuyến, ký kết hợp đồng điện tử.

Kê khai và nộp thuế online

• Sử dụng chữ ký số giúp kê khai thuế, nộp thuế trực tuyến, kê khai thuế hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán, các giao dịch liên quan đến cơ quan hành chính, cổng thông tin quốc gia… 

Giao dịch về BHXH

• Doanh nghiệp kê khai BHXH online cần sử dụng chữ ký số đăng ký giao dịch BHXH điện tử với BHXH Việt Nam. 

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, bộ ba "Chữ ký số - Hoá đơn điện tử - Hợp đồng điện tử" sẽ trở thành công cụ đắc lực cho doanh nghiệp 4.0

Nguồn: My Check

Xem thêm: 

>>  Nghị định 147 yêu cầu xác thực người chơi game bằng số điện thoại tại Việt Nam

>>  Ninh Bình đẩy mạnh thực hiện dịch vụ công trực tuyến

>>  Quyết liệt hoàn thành các nhiệm vụ chuyển đổi số quốc gia