Hợp đồng điện tử là gì? So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy

1. Hợp đồng điện tử - Xu thế mới cho doanh nghiệp 4.0 

Theo bộ luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2024), hợp đồng điện tử được định nghĩa như sau: 

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. 

Theo đó, thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (quy định tại Khoản 2, Điều 3 Luật này) là phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc phương tiện khác hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự.

Hiểu đơn giản, hợp đồng điện tử là thỏa thuận giữa hai bên hoặc nhiều bên, nhưng thay vì được thể hiện trên giấy và ký bằng chữ ký tay thì hợp đồng này được tạo và lưu trữ qua các phương tiện điện tử.

Với xu hướng thương mại điện tử và kinh tế số đang phát triển mạnh mẽ, hợp đồng điện tử dần thay thế hợp đồng giấy, giúp hoạt động giao thương trở nên nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả hơn bao giờ hết. 

Hợp đồng điện tử đơn giản hoá quá trình ký kết hợp đồng giữa các chủ thể

2. Phân loại các loại hợp đồng điện tử 

Hợp đồng điện tử điểm chung là được tạo ra bằng phương tiện điện tử nhưng được chia ra thành nhiều loại khác nhau, thường là dựa trên hình thức thực hiện và mục đích sử dụng. 

2.1. Theo hình thức thực hiện 

Hợp đồng điện tử trên Website 

Hợp đồng điện tử đăng tải trên website là một loại hình hợp đồng được tạo ra và lưu trữ trực tiếp trên một trang web. Thay vì in ấn và ký kết trên giấy, các bên tham gia vào giao dịch sẽ truy cập vào website, đọc kỹ nội dung hợp đồng, sau đó đồng ý hoặc không đồng ý ký hợp đồng bằng cách nhấn vào nút lệnh. 

Hợp đồng điện tử có thể được tạo ra và lưu trữ trên một trang web

Hợp đồng điện tử được hình thành nhờ giao dịch trực tuyến

Loại hợp đồng này sẽ tự động hình thành khi giao dịch được thực hiện. Thông tin trong hợp đồng được điền đầy đủ và chính xác dựa trên dữ liệu mà khách hàng cung cấp. Khách hàng sẽ nhận được bản sao hợp đồng qua email hoặc tin nhắn, đảm bảo tính minh bạch và tiện lợi trong quá trình giao dịch.

Loại hợp đồng này sẽ được tạo tự động khi có giao dịch được hình thành

Hợp đồng qua email 

Sau khi nhận được bản hợp đồng qua email, khách hàng chỉ cần xác nhận trực tiếp thông qua email để hoàn tất thủ tục ký kết. Quy trình này đơn giản và nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cả hai bên. Việc ký kết hợp đồng qua email không khác gì so với việc ký trên giấy, nhưng lại mang đến nhiều tiện ích hơn. 

Hợp đồng điện tử qua email có giá trị pháp lý tương tự hợp đồng giấy

2.2. Theo mục đích sử dụng 

Hợp đồng điện tử thương mại 

Hợp đồng thương mại điện tử cũng là một dạng hợp đồng thương mại. Theo đó, hợp đồng thương mại này được thiết lập và thể hiện bằng phương tiện điện tử, nhằm xác lập thỏa thuận giữa các bên về quyền và nghĩa vụ trong lĩnh vực thương mại, được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và được lưu trữ trên các thiết bị điện tử. 

Hiện nay, hợp đồng điện tử thương mại được ứng dụng rất phổ biến

Hợp đồng điện tử dân sự 

Hợp đồng dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Tương tự như các loại khác, hợp đồng điện tử dân sự cũng được lưu trữ dưới hình thức dữ liệu điện tử. 

Hợp đồng điện tử lao động 

Hợp đồng lao động điện tử là một dạng thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động nhưng được thực hiện và lưu trữ hoàn toàn bằng các phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại, mạng Internet.

Người lao động và người sử dụng lao động cũng có thể ký điện tử để tiết kiệm thời gian

3. Đặc điểm của hợp đồng điện tử 

3.1 Dữ liệu được tạo ra, lưu trữ trên môi trường điện tử 

Dữ liệu trên hợp đồng điện tử được tạo ra từ quá trình số hóa các thông tin liên quan đến giao dịch. Thay vì viết tay lên giấy, các thông tin này được nhập trực tiếp vào hệ thống phần mềm hoặc ứng dụng chuyên dụng.

Điều 33 Luật giao dịch điện tử 2005 ghi rõ: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này”. Ta có thể hiểu theo cách khác là hợp đồng điện tử giao kết thông qua thông điệp dữ liệu, hình thức online, không cần gặp mặt trực tuyến.

Dữ liệu trên hợp đồng điện tử được tạo ra từ quá trình số hóa các thông tin liên quan đến giao dịch

3.2 Có ít nhất 3 chủ thể tham gia

Hợp đồng giấy thường sẽ có 2 chủ thể tham gia là bên cung cấp sản phẩm, dịch vụ và bên nhận sản phẩm, dịch vụ đó (trong trường hợp đó là hợp đồng thương mại). 

Tuy nhiên, hợp đồng điện tử thì lại có ít nhất 3 chủ thể tham gia, bao gồm 2 chủ thể chính là người mua và người bán. Chủ thể còn lại chính là nhà cung cấp mạng và cơ quan chứng thực chữ ký số. Họ có vai trò đảm bảo tính pháp lý, bảo mật của hợp đồng và không tham gia vào quá trình ký hợp đồng.  

Có thể nói, chủ thế thứ 3 này là trung gian giao dịch giữa 2 chủ thể chính. Tuy nhiên, chủ thể này lại không được biết và can thiệp vào hợp đồng điện tử.

Hợp đồng điện tử thường yêu cầu có chủ thể thứ 3 là nhà cung cấp mạng
hoặc đơn vị chứng thực CKS để đảm bảo tính pháp lý cho hợp đồng

3.3. Phạm vi áp dụng hợp đồng điện tử 

Điểm hạn chế duy nhất của hợp đồng điện tử chính là chúng không thể ứng dụng trong mọi trường hợp vì chưa đảm bảo tính pháp lý. Loại hợp đồng này chỉ được ứng dụng trong một số lĩnh vực như: Hoạt động của cơ quan Nhà nước, hợp đồng dân sự, kinh doanh, thương mại và một số ít lĩnh vực khác. 

3.4. Tính vô hình, phi vật chất 

Thay vì được thể hiện trên một tờ giấy có thể sờ thấy, hợp đồng điện tử tồn tại dưới dạng thông tin số, được lưu trữ và truyền tải qua các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại.

3.5. Tính linh hoạt

Với hợp đồng điện tử, ta có thể truy cập xem hợp đồng bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu chỉ với thiết bị có kết nối Internet. Việc sửa đổi, bổ sung hay cập nhật nội dung hợp đồng điện tử cũng dễ dàng hơn so với hợp đồng giấy (trường hợp chưa ký hợp đồng). Các giao dịch liên quan đến hợp đồng điện tử được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

3.6. Tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian 

Với những bản hợp đồng giấy hàng chục trang, việc in ấn và lưu trữ gây tốn kém khá nhiều. Một vài trường hợp hợp đồng có thể bị rách, phai màu nếu không được cất giữ cẩn thận. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử có thể khắc phục những “điểm yếu” này của hợp đồng giấy. 

Hợp đồng này không cần in ra giấy nên giúp giảm thiểu lượng giấy sử dụng và chi phí mua giấy. Ngoài ra, chúng được lưu trữ trên các máy chủ hoặc đám mây nên không chiếm dụng không gian như các hồ sơ giấy.

3.7. Tính phi biên giới

Quả không ngoa khi nói rằng đây chính là ưu điểm lớn nhất của hợp đồng điện tử. Chúng có thể được ký kết ở bất cứ nơi đâu mà không gặp rào cản mặt địa lý. Thậm chí, hai chủ thể có thể hoàn tất hợp đồng khi đang… cách xa nhau nửa vòng trái đất.  

Hợp đồng điện tử có thể được ký ở bất cứ nơi đâu mà không gặp rào cản địa lý

4. So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy

 

	Hợp đồng điện tử	Hợp đồng giấy
Hình thức	Văn bản điện tử được tạo, lưu trữ và truyền đạt qua Internet	Văn bản được ghi, in trên giấy
Ký kết	Sử dụng chữ ký số	Ký bằng chữ ký tay
Lưu trữ	Lưu trữ trên nền tảng điện tử, dễ dàng sao chép và chia sẻ	Lưu trữ trên giấy, trong tủ hồ sơ
Truy cập	Truy cập dễ dàng từ bất kỳ thiết bị có kết nối Internet	Xem trực tiếp hoặc bản scan
Tìm kiếm	Tìm kiếm thông tin nhanh chóng bằng công cụ tìm kiếm	Tìm kiếm thủ công
Bảo mật	Bảo mật cao nhờ các công nghệ mã hóa	Có thể làm giả, mất cắp
Thời gian thực hiện	Nhanh gọn, tốn ít thời gian	Chờ đợi lâu, tốn thời gian chuyển tiếp, hoàn thành thủ tục
Tính pháp lý	Có giá trị pháp lý ngang bằng với hợp đồng giấy	Có giá trị pháp lý

5. Cơ sở pháp lý của hợp đồng điện tử tại Việt Nam 

Hệ thống pháp luật Việt Nam đã xây dựng một khung pháp lý toàn diện, bao gồm các luật và nghị định, nhằm điều chỉnh các hoạt động giao kết và thực hiện bằng hợp đồng điện tử, qua đó bảo vệ quyền lợi của các chủ thể kinh doanh: 

• Luật Giao dịch điện tử 2005

• Luật Công nghệ thông tin 2006

• Bộ Luật Dân sự 2015

• Bộ luật dân sự số 91/2015/QH13 ghi nhận hình thức giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử

• Luật An ninh mạng 2018

• Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

• Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ghi nhận hình thức giao kết hợp đồng lao động qua phương tiện điện tử

• Luật Giao dịch điện tử 2023 số 20/2023/QH15

Hệ thống pháp luật Việt Nam đã xây dựng một khung pháp lý toàn diện để đảm bảm tính hợp pháp của HĐĐT

6. Yếu tố bắt buộc để hợp đồng điện tử có tính pháp lý

Để một hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý ngang bằng với hợp đồng giấy, chữ ký số đóng vai trò không thể thiếu. Chữ ký số được xem như "con dấu điện tử", xác thực danh tính của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng. Khi một bên ký vào hợp đồng bằng chữ ký số, đồng nghĩa với việc họ đã đọc kỹ, hiểu rõ và đồng ý với mọi điều khoản trong đó. Hơn nữa, chữ ký số còn giúp ngăn chặn việc giả mạo, sửa đổi trái phép hợp đồng, bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên tham gia giao dịch. 

Nguồn: MyCheck 

Xem thêm: 

>>  MyCheck ký kết hợp tác với Nacencomm, mang đến giải pháp chữ ký số, hóa đơn và hợp đồng điện tử toàn diện

>>  Chữ ký số, hợp đồng & hóa đơn điện tử: Mối quan hệ “cộng sinh” không thể tách rời

>>  Báo giá dịch vụ chữ ký số & hoá đơn điện tử MyCheck